لائحة المراقبة اليومية للمراقب المالي

مذكرة عمل رقم 002 لسنة 2026 · المديرية العامة

1. الموضوع والدورية

أصبحت لائحة مراقبة متاحة في تطبيق المحاسبة، في تبويب لائحة مراقبة المراقب المالي.

ويجب تعبئتها في كل يوم عمل، عن اليوم المنصرم، والتأشير عليها إلكترونيا من طرف المراقب المالي.

هذه اللائحة هي الأثر الرسمي للمراقبات اليومية. وهي حجة عند كل افتحاص داخلي أو خارجي.

2. الولوج

بوابة المجموعة، ثم مربع المحاسبة، ثم تبويب لائحة مراقبة المراقب المالي.

يفتح التبويب على يوم اليوم. وتمكن أزرار التنقل إلى الوراء وإلى الأمام، وزر اليوم، ومنتقي التاريخ، من العودة إلى يوم سابق.

3. التعبئة

بالنسبة لكل نقطة من نقط المراقبة، تحدد واحدة من الحالات الثلاث:

• منجز ومطابق: أي أن المراقبة أنجزت، ولم يسجل أي اختلال.
• اختلال: أي أنه لوحظ فارق، أو نقص في وثيقة، أو عدم انسجام.
• غير معني: أي أن المراقبة لا تنطبق في ذلك اليوم، كعدم وجود إيداع بنكي أو عدم وجود تصريح.

كل نقطة تترك فارغة تعتبر غير مراقبة. ويعرض العداد في أعلى الشاشة تقدم التعبئة باستمرار.

ثلاث قواعد واجبة الاحترام

• كل اختلال يجب أن ترافقه ملاحظة تحدد ما لوحظ والإجراء الذي اتخذ.
• النقط التي تتضمن بيانا رقميا، كفارق الصندوق، والمبلغ المودع بالبنك، وفارق المقاربة، ورصيد دفتر الزبناء، يجب تعبئتها حتى لو كان الفارق منعدما، فيكتب صفر.
• خانة الملاحظات العامة، في أسفل اللائحة، تجمع وقائع اليوم البارزة الموجهة إلى الإدارة، كالحوادث، والقرارات الواجب اتخاذها، ونقط اليقظة.

4. التأشير والإرسال

• تعبأ لائحة اليوم المنصرم ويؤشر عليها في يوم العمل الموالي، قبل الساعة المحددة.
• التأشير الإلكتروني يلزم المراقب المالي بحقيقة المراقبات المصرح بها.
• لا يمكن أن يبقى أي يوم عمل بدون لائحة. وفي حالة غياب المراقب المالي، لعطلة أو مهمة أو راحة، يتولى رئيس المحاسبة تعبئتها والتأشير عليها بدله.
• اللائحة المؤشر عليها لا تعدل بعد ذلك. وكل تصحيح لاحق يكون موضوع ملاحظة مؤرخة.

5. معالجة الاختلالات

• يعالج كل اختلال داخل أربع وعشرين ساعة: تسجل في الملاحظة المعاينة، والسبب، والإجراء التصحيحي، والمسؤول، والأجل.
• كل اختلال لم يصف ينقل إلى لائحة اليوم الموالي إلى حين إقفاله.
• كل اختلال يهم فارقا في الصندوق، أو إيداعا بنكيا، أو تحصيلا، يبلغ فورا إلى المديرية العامة، دون انتظار التأشير اليومي.

6. التتبع والمراقبة

• يوميا، المراقب المالي: تعبئة لائحة اليوم السابق والتأشير عليها.
• أسبوعيا، رئيس المحاسبة: مراجعة الاختلالات المفتوحة، والنقط التي تصنف بشكل متكرر في خانة غير معني.
• شهريا، الإدارة: مراجعة لوائح الشهر، أي نسبة الاكتمال، والاختلالات المتكررة، وبرنامج العمل.

تراقب المديرية العامة نسبة اكتمال اللوائح في كل مؤسسة. وكل لائحة لم تعبأ، أو أشر عليها دون مراقبة فعلية، أو صنفت بشكل منهجي في خانة غير معني، تعتبر إخلالا بالمراقبة من طرف المراقب المالي.

المديرية العامة

تحويل الرصيد إلى الحساب المدين — حجوزات المجموعات والشركات

دليل المساطر · المديرية العامة

1. الموضوع ونطاق التطبيق

تحويل الرصيد إلى الحساب المدين هو تحميل رصيد الإقامة لطرف ثالث، أي شركة أو وكالة أسفار أو منظم رحلات أو منظم تظاهرة، عوض النزيل نفسه.

هذه العملية تحول رصيد كشف الحساب إلى دين على ذلك الطرف، يؤدى فيما بعد بناء على فاتورة.

تطبق هذه المسطرة في جميع مؤسسات المجموعة، وتغطي حالتين اثنتين:

• الحجز الفردي لفائدة شركة أو وكالة، المرتبط بعقد أو بشبكة أثمان متفاوض عليها.
• حجز المجموعة، سواء كانت مجموعة أعمال أو سلسلة أو مجموعة وكالة، حين يتكفل المنظم بالأداء.

وتلزم هذه المسطرة الاستقبال والمراقبة الليلية والقسم المالي.

2. المبادئ

• التحويل إلى الحساب المدين يثبت دينا على الطرف الثالث: مدين الحساب 342110 الزبناء المدينون، مقابل دائن الحساب 342710 الزبناء، فواتير لم تحرر بعد.
• هذا التحويل لا يثبت أي منتوج. رقم المعاملات والرسوم يعترف بها كل ليلة عند إقفال المراقبة الليلية. التحويل ينقل الدين من النزيل إلى الطرف الثالث لا غير.
• التحويل لا يثبت أي تحصيل. تبقى الفاتورة مفتوحة إلى حين الأداء الفعلي من طرف الوكالة.
• كل مبلغ لم يحول يبقى على عاتق النزيل، ويجب تحصيله قبل مغادرته.

3. الشروط المسبقة

لا يمكن إنجاز أي تحويل إذا لم يتوفر شرط من الشروط التالية:

• التوصل بسند تكفل مكتوب: سند تبادل، أو قسيمة، أو عقد، أو رسالة تكفل.
• تحديد الشريك المدين وتسجيله في قاعدة الشركاء: شركة أو وكالة أو منظم رحلات.
• تعبئة رقم القسيمة في الحجز، وإرفاق الوثيقة بملف الاستقبال.
• مطابقة الثمن ونظام الإطعام المطبقين للعقد أو لشبكة الأثمان المتفاوض عليها.
• تسجيل جميع الخدمات المستهلكة في كشف الحساب، بما فيها الزيادات المحولة من نقط البيع إلى الغرفة.

إذا لم يكن الشريك موجودا بعد، يطلب إحداثه من القسم المالي، الذي يتحقق من المعرف الموحد للمقاولة ومن شروط الأداء قبل أي تحويل.

4. الحجز الفردي لفائدة شركة — كيفية العمل

في تطبيق الاستقبال، من بطاقة الحجز:

• فتح الحجز والتأكد من أن كشف الحساب كامل: الليالي، ونظام الإطعام، والزيادات.
• الضغط على زر تحويل إلى الحساب المدين، الموجود بجانب زر الأداء.
• مراقبة الشريك المدين المقترح، فهو مأخوذ من عقد الحجز أو من شبكة أثمانه، وتصحيحه عند الاقتضاء. ويبين شريط الاستمارة مصدر هذا الاختيار.
• التحقق من توزيع الخدمات. في الأصل لا يحول إلى الطرف الثالث إلا الإيواء ونظام الإطعام، بينما يبقى رسم الترويج السياحي ورسم الإقامة والزيادات على عاتق النزيل. تعلم الخانات أو تلغى حسب العقد، بالاستعانة بجدول الملخص: محول إلى الوكالة، ومؤدى من طرف النزيل.
• التأكيد. عندئذ تحرر الفاتورة المدينة وتسجل محاسبيا باسم الطرف الثالث.
• تحصيل الحصة التي تخص النزيل، ثم إنجاز المغادرة.

5. حجز المجموعة — كيفية العمل

في تطبيق الاستقبال، من بطاقة المجموعة. وترتيب العمليات إلزامي:

• تسجيل وصول المجموعة أولا. فالتحويل غير ممكن إلا بعد أن تصبح الغرف في وضعية إقامة.
• الضغط على تحويل إلى الحساب المدين. تعرض استمارة التوزيع كل صنف من الأعباء: الإيواء، والفطور، والرسوم، والزيادات. في الأصل يحول كل شيء إلى المنظم، فينقل إلى خانة النزيل المباشر كل عبء يتركه العقد على عاتق المشاركين.
• التأكيد. ينشر الشريك على جميع الغرف، وتقوم العملية مقام مغادرة المجموعة: تحرر الغرف، ولا حاجة إلى أي مغادرة منفصلة.
• الضغط على الفاتورة المدينة. تحرر الفاتورة وتسجل محاسبيا باسم المنظم.
• مراجعة الفاتورة، أي عدد الغرف والليالي والمبالغ، قبل توجيهها إلى الطرف الثالث.

تنبيه: كل عبء ترك في خانة النزيل المباشر يجب تحصيله قبل التحويل. وإلا رفضت العملية مع رسالة تدعو إلى تسوية وضعية الرصيد المباشر.

6. تصحيح فاتورة مدينة

• قبل أي أداء: يستعمل زر تصحيح الفاتورة في الحجز الفردي، أو زر تصحيح الفاتورة المدينة في المجموعة. يدمج التصحيح في سطر الخدمة المعنية، وتحتفظ الفاتورة برقمها، ولا يظهر أي سطر باسم تصحيح في الوثيقة المسلمة للزبون.
• بعد الأداء، ولو كان جزئيا، يرفض التصحيح في عين المكان. وتتولى التسوية عندئذ المصلحة المالية بفاتورة تكميلية أو بإشعار بالخصم.

7. المراقبة المحاسبية

في تطبيق المحاسبة، تبويب الفواتير، يتحقق بالنسبة لكل فاتورة مدينة مما يلي:

• مطابقة التفصيل المعروض لكشف حساب الإقامة: الخدمات والليالي والمبالغ.
• وجود رقم القسيمة، وإرفاق سند التكفل بالوثيقة المحاسبية.
• تعبئة المرجع، أي رقم الملف، حتى تمكن المقاربة مع الطرف الثالث.
• تقييد الدين في الحساب 342110 باسم الشريك، وتصفية الحساب 342710 مع إقفال الإقامة.

تتبع الديون المدينة في ميزان الأعمار، ويطالب بها حسب أقدميتها، وتصفى عند التحصيل. وكل دين غير مسنود بتكفل مكتوب يبلغ فورا إلى الإدارة.

8. المسؤوليات

• موظف الاستقبال: صحة كشف الحساب ونطاق ما حول، وتحصيل حصة النزيل قبل مغادرته.
• رئيس الاستقبال: مطابقة العملية للعقد، ووجود سند التكفل، ومراقبة تحويلات اليوم.
• المراقب الليلي: المراقبة اليومية لتحويلات اليوم، وانسجام كشف الحساب مع الفاتورة.
• محاسب الزبناء المدينين: مراقبة الفواتير، ومرجع الملف، والمطالبة بالديون وتصفيتها.
• المراقب المالي: المراجعة الأسبوعية للديون المدينة ومعالجة الاختلالات.

9. التتبع والمراقبة

• يوميا، المراقب الليلي: تحويلات اليوم، أي وجود سند التكفل، ومطابقة النطاق، وتحصيل حصة النزيل.
• يوميا، محاسب الزبناء المدينين: الفواتير المدينة المحررة، تفصيلها وقسيمتها ومرجع ملفها.
• أسبوعيا، المراقب المالي: ميزان أعمار الحسابات المدينة، والديون بدون تكفل، والاختلالات التي لا تزال مفتوحة.
• شهريا، الإدارة: مجموع المستحقات حسب كل شريك، وحالات التأخر في الأداء، وبرنامج العمل.

كل تحويل أنجز بدون سند تكفل مكتوب، أو كل حصة للنزيل لم تحصل عند المغادرة، يعتبر إخلالا بالمراقبة في المصلحة المعنية.

المدير العام — لحسن محبوبي

تصحيح الثمن والفاتورة المدينة

دليل المساطر · المديرية العامة

1. الموضوع

تنظم هذه المسطرة تصحيح فاتورة مدينة سبق تحريرها، في حالات الخطأ في الثمن، أو ليلة فوترت بغير حق أو أغفلت، أو خدمة يجب إضافتها، أو تعديل متفق عليه مع الوكالة.

وهي تكمل مسطرة تحويل الرصيد إلى الحساب المدين الخاصة بحجوزات المجموعات والشركات.

وتطبق على الحجوزات الفردية لفائدة الشركات وعلى المجموعات على حد سواء.

2. المبدأ

• يتم التصحيح على الفاتورة القائمة، وهي تحتفظ برقمها. ولا تحرر أبدا فاتورة ثانية عن الإقامة نفسها.
• يدمج المبلغ المصحح في سطر الخدمة المعنية، أي الإيواء أو الإطعام أو غيرهما. فالوثيقة المسلمة للوكالة لا تتضمن أي سطر باسم تصحيح.
• يعترف بفارق رقم المعاملات وبالضريبة على القيمة المضافة المقابلة له في الفاتورة نفسها، بتاريخ اليوم المحاسبي المفتوح. ولا يعاد فتح إقفال المراقبة الليلية أبدا.
• يرفع الدين على الوكالة في الحساب 342110 تلقائيا إلى المبلغ الجديد.

3. الشروط

• ألا تكون الفاتورة المدينة قد تلقت أي أداء، ولو جزئيا. وإلا فيرجع إلى الفقرة السادسة.
• أن يستند التصحيح إلى وثيقة مثبتة: عقد، أو شبكة أثمان، أو رسالة إلكترونية من الوكالة، أو موافقة الإدارة.
• أن يصادق رئيس الاستقبال أو القسم المالي على كل تصحيح بالنقصان قبل تسجيله.
• أن يكون اليوم المحاسبي الجاري مفتوحا، لأن التصحيح يؤرخ به.

4. الحجز الفردي — كيفية العمل

في تطبيق الاستقبال، من بطاقة الحجز المحول، أي إقامة انتهت ولها فاتورة قائمة:

• الضغط على زر تصحيح الفاتورة.
• اختيار الصيغة. إما تصحيح الثمن، فيسجل الثمن القديم لليلة الواحدة، والثمن الجديد لليلة الواحدة، وعدد الليالي، فيحسب الفارق تلقائيا. وإما إضافة عبء، فتسجل التسمية والمبلغ خارج الرسوم.
• مراقبة الفارق المعروض: إما مبلغ إضافي يرفع المستحق، وإما إشعار بالخصم ينقصه، مع تفصيل المبلغ خارج الرسوم، والضريبة على القيمة المضافة، والمبلغ الإجمالي.
• التأكيد. تفتح الفاتورة المصححة، فيتحقق من المجموع الجديد ومن تفصيل الخدمات.
• الاحتفاظ بالوثيقة المثبتة في الملف، وإرفاقها بالفاتورة لدى المحاسبة.

5. المجموعة — كيفية العمل

في تطبيق الاستقبال، من بطاقة المجموعة، يستعمل زر تصحيح الفاتورة المدينة. والتسجيل هو نفسه، أي تصحيح ثمن أو إضافة عبء.

يدمج المبلغ في الصنف المعني من فاتورة المجموعة، وإلا ففي الإيواء. ويبقى عدد الغرف والليالي دون تغيير.

أما التصحيح الذي يخص غرفة واحدة من المجموعة فيسجل بتسمية صريحة تذكر رقم الغرفة واسم النزيل، حتى يبقى قابلا للتبرير أمام المنظم.

6. فاتورة سبق أداؤها

• يرفض التصحيح في عين المكان بمجرد تحميل أي أداء على الفاتورة.
• تتولى التسوية عندئذ المصلحة المالية بوثيقة مستقلة، أي فاتورة تكميلية أو إشعار بالخصم، مع ذكر الفاتورة الأصلية وسبب التسوية.
• توجه مصلحة الاستقبال طلبا مكتوبا يتضمن السبب والمبلغ والوثيقة المثبتة، ولا تسجل هي شيئا بنفسها.

7. التتبع والأثر

• يقيد التصحيح في يومية المبيعات، بسطر المنتوج والضريبة على القيمة المضافة المقابلين له، تحت رقم الفاتورة الأصلية.
• يحين المرجع، أي رقم الملف، وتحين الوثيقة المثبتة في تطبيق المحاسبة، تبويب الفواتير.
• يرصد المراقب الليلي تصحيحات اليوم ضمن مراقبته اليومية.

8. الممنوعات

• إعادة فتح يوم محاسبي أو إلغاء إقفاله من أجل تصحيح ثمن.
• حذف فاتورة مدينة مسجلة محاسبيا، أو إرجاعها إلى حالة مشروع، أو إعادة تحريرها.
• تصحيح مبلغ بواسطة تخفيض يسجل في كشف الحساب بعد التحويل.
• تصحيح فاتورة سبق أداؤها دون المرور عبر القسم المالي.

9. التتبع والمراقبة

• يوميا، المراقب الليلي: تصحيحات اليوم، أي وجود الوثيقة المثبتة، ومطابقة المبلغ للاتفاق.
• يوميا، محاسب الزبناء المدينين: انسجام الفاتورة المصححة مع الدين في الحساب 342110، وتحيين مرجع الملف.
• أسبوعيا، المراقب المالي: التصحيحات بالنقصان، أي سببها ومصادقتها وتكرارها حسب كل شريك.
• شهريا، الإدارة: عدد التصحيحات ومبلغها حسب كل مؤسسة وكل وكالة.

كل تصحيح بدون وثيقة مثبتة، أو كل تصحيح بالنقصان بدون مصادقة، يعتبر إخلالا بالمراقبة في المصلحة المعنية.

المدير العام — لحسن محبوبي

فوترة نزيل مقيم — الزبناء في المؤسسة

دليل المساطر · المديرية العامة

1. الموضوع ونطاق التطبيق

تصف هذه المسطرة فوترة نزيل لا يزال مقيما: مسك كشف حسابه، والشاشات والأزرار المتاحة، والوثائق التي تسلم له، والتحصيل، وإقفال الملف قبل المغادرة.

وهي تغطي حالة النزيل الذي يؤدي إقامته بنفسه. أما إذا تكفلت شركة أو وكالة بالإقامة كلها أو ببعضها، فتطبق معها مسطرة تحويل الرصيد إلى الحساب المدين.

2. الولوج وقراءة كشف الحساب

تطبيق الاستقبال، ثم تبويب الزبناء في المؤسسة، بعرض يومي أو شهري، ثم اختيار الغرفة، ثم الضغط على زر الفاتورة. عندئذ يفتح كشف الحساب ويعرض ما يلي:

• الأيام المستهلكة، أي الإيواء ونظام الإطعام، بثمن الحجز.
• رسم الترويج السياحي ورسم الإقامة، ويحسبان لكل راشد وعن كل ليلة.
• الزيادات المحولة إلى الغرفة من نقط البيع، كالمطعم والحانة والمنتجع والمتجر.
• الأداءات التي سبق تحصيلها، والباقي المستحق.

3. المراقبات الواجبة قبل أي تحرير

• مطابقة ثمن الليلة ونظام الإطعام للحجز وللعقد.
• صحة عدد الراشدين، فهو الذي يحدد رسم الترويج السياحي ورسم الإقامة.
• ورود جميع أيام الإقامة في كشف الحساب، دون ليلة ناقصة ولا ليلة مكررة.
• تحويل زيادات نقط البيع إلى الغرفة فعلا، وحضورها كلها في الكشف.
• بالنسبة لزبون وكالة: تعبئة رقم القسيمة وإرفاق السند.

4. إتمام كشف الحساب أو تصحيحه

من أعلى كشف الحساب:

• زر إضافة خدمة: لفوترة خدمة طلبها النزيل، كرحلة أو نقل أو كراء. يختار المستخدم الخدمة من الفهرس ويحدد عدد الأشخاص.
• زر التذكير: لإضافة مبلغ أغفل. ويسجل المبلغ إجماليا مع الرسوم، بضريبة على القيمة المضافة نسبتها عشرة في المائة، ويستلزم تسمية واضحة والحساب العام المطابق لطبيعة الخدمة.
• زر الخصم: لسحب مبلغ فوتر بغير حق، بالشكليات نفسها. ويصادق رئيس الاستقبال على كل خصم.
• زر تصحيح الثمن: لتقويم ثمن ليلة خاطئ. وهو الوسيلة الوحيدة المقبولة لتصحيح ثمن.

5. ملخص الإقامة — للاستعمال الداخلي

يعرض كشف الحساب إطارا باسم ملخص الإقامة، يتضمن مدتها، والثمن المتوسط لليلة الواحدة في الإيواء والفطور، ومجموع الإيواء، ورسم الترويج السياحي، ورسم الإقامة، ومنه الضريبة على القيمة المضافة بعشرة في المائة، ثم المبلغ الإجمالي.

هذا الإطار أداة مراقبة داخلية. فهو لا يظهر في الفاتورة المطبوعة ولا في النسخة الإلكترونية المسلمة للنزيل. والغرض منه التحقق من انسجام الإقامة قبل تسليم الوثيقة.

6. الوثائق المسلمة للنزيل

• فاتورة الإقامة، بزر الطبع أو تحميل النسخة الإلكترونية: وهي الوثيقة العادية التي تسلم للنزيل عند مغادرته، وتتضمن تفصيل كشف الحساب.
• الفاتورة التجارية، بالزر الحامل للاسم نفسه: وهي ملخص يوجه إلى شركة، يذكر تسميتها ومعرفها الموحد، ويمكن أن يجمع عدة غرف، ويكتب فيه المبلغ بالحروف.
• القسيمة، بالزر الحامل للاسم نفسه: وتحمل رقم سند الوكالة والوثيقة المرفقة به، أي سند التبادل أو التكفل.
• هوية النزيل، بزر تعديل البطاقة: لتصحيح الاسم أو الشركة أو معطيات الاتصال قبل تحرير الوثيقة.

الفاتورة التجارية لا تنتج أي تقييد محاسبي، فهي وثيقة عرض لا غير. أما الفاتورة المحاسبية فتبقى تلك الصادرة عن كشف الحساب وعن الإقفال.

7. التحصيل

• زر الأداء: يختار المستخدم الوسيلة المحصلة فعلا، أي نقدا أو ببطاقة أو بشيك أو بتحويل بنكي، ثم يسجل المبلغ ويراقب الباقي المستحق المعروض.
• لأداء عدة غرف في عملية واحدة، كالندوة أو العائلة أو المرافقين: يستعمل زر دمج الفواتير، فتعلم الغرف المعنية، ويعدل المبلغ غرفة غرفة عند الحاجة، ثم يصادق.
• بعد الدمج، يطبع المحضر المقترح، ويوقع إذا كان الأداء من طرف شخص آخر، ويرفق بالملف.
• يجب أن تكون الوسيلة المسجلة هي الوسيلة المحصلة فعلا، فهي التي تغذي الصندوق والمقاربة البنكية.
• لا يقبل أي تحصيل يفوق المستحق دون موافقة رئيس الاستقبال.
• تسلم الأموال النقدية المحصلة وفق مسطرة تسليم الصناديق.

8. إقامة تكفل بها جزئيا

إذا أدت شركة جزءا من الإقامة وأدى النزيل الباقي، تستعمل الفوترة المنفصلة من كشف الحساب: يوزع كل صنف بين حصة الشركة وحصة النزيل، فتنتج عن ذلك وثيقتان متمايزتان.

تتبع حصة الشركة بعد ذلك مسطرة تحويل الرصيد إلى الحساب المدين، أما حصة النزيل فتحصل قبل مغادرته.

9. إقفال الملف عند المغادرة

• تصفية كشف الحساب: الباقي المستحق يساوي صفرا، إلا ما حول إلى الحساب المدين.
• تسليم الفاتورة للنزيل، مطبوعة أو في نسخة إلكترونية.
• إنجاز المغادرة، فتنتقل الغرفة إلى التنظيف.
• حفظ وثائق الملف، أي القسيمة، ومحضر الأداء، ومبررات الخصم، وتبقى في متناول المحاسبة.

10. الممنوعات

• إنجاز مغادرة مع ترك رصيد للنزيل لم يحصل ولم يحول.
• تعديل كشف حساب بعد المغادرة من أجل ملاءمة تحصيل.
• تسليم فاتورة تجارية بدل فاتورة الإقامة حين يؤدي النزيل بنفسه.
• التحصيل بوسيلة أداء غير الوسيلة المتوصل بها فعلا.

11. التتبع والمراقبة

• يوميا، رئيس الاستقبال: كشوف حسابات النزلاء المقيمين، أي الأثمان، وعدد النزلاء، والزيادات المحولة، والأرصدة غير العادية.
• يوميا، المراقب الليلي: تذكيرات اليوم وخصوماته، أي تسميتها، وحسابها العام، ومبررها.
• يوميا، محاسب الزبناء المدينين: مغادرات اليوم، أي تصفية كشوف الحسابات، والوثائق المسلمة، والمرفقات.
• أسبوعيا، المراقب المالي: فوارق الصندوق، والأداءات الزائدة، والخصوم المتكررة حسب كل موظف.

كل مغادرة برصيد لم يحصل وبدون تحويل إلى الحساب المدين تعتبر إخلالا بالمراقبة في الاستقبال.

المدير العام — لحسن محبوبي

تدبير حجز مجموعة — من الطلب إلى الإقفال

دليل المساطر · المديرية العامة

1. الموضوع ونطاق التطبيق

تصف هذه المسطرة الدورة الكاملة لحجز مجموعة: إحداث الملف، وتحديد الأثمان، ولائحة توزيع الغرف، وتأكيد الغرف، وتسجيل الوصول، وتتبع الإقامة، والتحويل إلى الحساب المدين، والفوترة.

وتطبق على كل ملف يسجل في تبويب المجموعات بتطبيق الاستقبال: مجموعات الوكالات، ومجموعات الشركات، والندوات وملتقيات الأعمال، ومجموعات الترفيه.

أما الحجز الفردي الذي تتكفل به شركة فلا يدخل في هذه الوثيقة، بل تطبق عليه مسطرة تحويل الرصيد إلى الحساب المدين.

2. المبادئ

• تتكون المجموعة من ترويسة تحمل التواريخ والأثمان والتقسيم التجاري والحساب المدين والتوقعات، ومن غرف أعضاء، أي حجز واحد لكل غرفة.
• الترويسة تحمل القيم الأصلية للملف، أما الغرف فهي التي تؤكد وتشغل وتفوتر فعلا.
• تعديل الترويسة لا ينتقل من تلقاء نفسه إلى الغرف المحدثة من قبل، بل ينقل بالأدوات المخصصة لذلك، المذكورة في الفقرتين الخامسة والسادسة.
• الغرف الملغاة تستثنى من المجاميع، ومن التحويل إلى الحساب المدين، ومن الفاتورة.
• الحساب المدين للمجموعة هو الوكالة أو الشركة أو المنظم الذي يؤدي الإقامة. وبدون حساب مدين لا يمكن أي تحويل ولا أي فاتورة مجموعة.

3. إحداث الملف

تطبيق الاستقبال، ثم تبويب المجموعات، ثم زر مجموعة جديدة. وتعبأ الحقول التالية:

• اسم المجموعة: حسب اصطلاح التسمية المعمول به في الفندق، أي طبيعة المجموعة، ثم تاريخ الوصول، ثم الجهة الآمرة.
• تاريخا الوصول والمغادرة: وهما تاريخا الإقامة الحقيقيان، على أن يكون تاريخ المغادرة لاحقا لتاريخ الوصول.
• الحساب المدين: الوكالة أو الشركة أو المنظم الذي يتكفل بالإقامة.
• التسعير: شبكة الأثمان التعاقدية المطبقة. وتعبأ تلقائيا انطلاقا من الحساب المدين إذا كانت له شبكة مرتبطة به.
• التقسيم التجاري: ويعبأ في الوقت نفسه مع التسعير.
• المصدر: أي أصل الطلب.
• التوقعات من غرف ونزلاء: وهي الهدف الذي يعلنه المكلف التجاري قبل التوصل بلائحة توزيع الغرف.

4. لائحة توزيع الغرف

يعرض تفصيل المجموعة لائحة توزيع الغرف، بسطر واحد لكل غرفة. وتتكون على مرحلتين:

• حجز الحصة: يعبأ حقل عدد الغرف ثم يضغط على زر التعديل. فتحدث الغرف الناقصة في صورة أسطر في انتظار التأكيد، بدون رقم غرفة مسند إليها. أما إنقاص العدد فيفصل الأسطر الأخيرة عن المجموعة دون حذفها.
• تسمية الغرف عند التوصل باللائحة: يسجل مباشرة في السطر نوع الغرفة، ورقمها، وعدد الراشدين، والنزيل الأول والنزيل الثاني.
• زر إضافة غرفة: يضيف إلى الملف غرفة متوفرة. أما الغرف التي لا يزال يشغلها نزيل لم يغادر فلا ترد في اللائحة.
• زر التعديل الجماعي: يطبق دفعة واحدة تواريخ جديدة، أو نظام إطعام، أو تسعيرا، أو عدد راشدين، على الترويسة وعلى جميع الغرف. وكل حقل يترك فارغا لا يمسه التعديل.
• زر نظام الإطعام اليومي: يمكن من ملاءمة نظام الإطعام يوما بيوم حين يقتضي البرنامج ذلك، كوصول متأخر أو غداء رحلة.

5. التسعير

• يؤخذ الثمن من شبكة الأثمان التعاقدية للملف. وتعديل تسعير الترويسة يقترح نشره على الغرف التي لم تستهلك بعد، فيقبل الاقتراح، وإلا احتفظت الغرف بالثمن القديم.
• زر إعادة حساب الثمن: يستعمل حين يصحح ثمن الشبكة بعد إحداث المجموعة، لأن الغرف لا يعاد تسعيرها تلقائيا.
• المجانية: غرفة تمنح بالمجان، كغرفة مرشد أو مرافق. ينزل الإيواء إلى صفر، وتطبق شبكة المجانية، بينما يبقى رسم الإقامة ورسم الترويج السياحي مستحقين.
• نصف الثمن: ينقص الإيواء ونظام الإطعام إلى النصف في الغرفة، وتبقى الرسوم كاملة. والعملية غير قابلة للتكرار، فتطبيقها مرتين يقسم الثمن على أربعة.

6. التأكيد

• التأكد من أن كل غرفة تحمل ثمنا. فغرفة واحدة بدون ثمن تجعل تأكيد المجموعة كلها يفشل، مع رسالة تفيد أن الثمن غير محدد.
• الضغط على زر التأكيد في مجموعة لا تزال في حالة مشروع.
• أما الغرف التي أضيفت بعد تأكيد الترويسة فتبقى في حالة مشروع، ويصادق عليها بزر تأكيد الغرف، وهو يحمل بين قوسين عدد الغرف المعنية.

زر الرجوع إلى المشروع يعيد المجموعة وغرفها إلى حالة مشروع. وهو لا يمس الفواتير ولا الأداءات المسجلة من قبل.

7. تسجيل وصول المجموعة

• المراقبة في اليوم السابق: الغرف المسندة، والأسماء المسجلة، ومطابقة التواريخ ونظام الإطعام للعقد.
• الضغط على زر تسجيل وصول المجموعة: فتنتقل جميع الغرف المؤكدة والمنتظرة إلى وضعية إقامة.
• غرفة لا يزال يشغلها نزيل لم يغادر تعطل تسجيل وصول المجموعة كلها. فيجب إخراج شاغلها أو إسناد غرفة أخرى قبل إعادة المحاولة.
• تحرير بطاقات الشرطة وفق المسطرة الجاري بها العمل، ببطاقة واحدة لكل راشد.

8. أثناء الإقامة

• تحول الزيادات من نقط البيع، أي المطعم والحانة والمنتجع والمتجر، إلى الغرفة، فتظهر في كشف حساب الغرفة المعنية.
• يميز كشف الحساب بين ما هو على عاتق الحساب المدين، أي الإيواء ونظام الإطعام والخدمات المنصوص عليها في العقد، وبين ما يبقى على عاتق النزيل، أي الزيادات الشخصية، ما لم يتفق على خلاف ذلك.
• كل خدمة خارج العقد يطلبها المنظم تستوجب اتفاقا مكتوبا قبل تقييدها في الملف.
• الغرفة التي تخلى قبل الأوان تلغى أو تخرج بشكل فردي، فتتوقف عن الاحتساب في مجاميع المجموعة.

9. التحويل إلى الحساب المدين — وهو يقوم مقام المغادرة

زر التحويل إلى الحساب المدين في تفصيل المجموعة يفتح استمارة توزيع تعرض كل صنف من الأعباء: الإيواء، ونظام الإطعام، ورسم الإقامة، ورسم الترويج السياحي، والخدمات. ويختار لكل صنف إما الحساب المدين وإما النزيل المباشر.

• في الأصل يحمل كل شيء على الحساب المدين، بما في ذلك الرسوم. ولا ينقل صنف إلى خانة النزيل المباشر إلا إذا نص العقد على ذلك.
• كل حصة تركت للنزيل المباشر يجب تحصيلها قبل المصادقة، وإلا رفض التحويل مع دعوة إلى تسوية وضعية الرصيد المباشر.

المصادقة توجه الأعباء إلى الحساب المدين، وتسند هذا الحساب إلى كل غرفة، وتنجز المغادرة: فتحرر الغرف وتنتقل إلى التنظيف.

10. الفاتورة المدينة

• زر الفاتورة المدينة متاح بمجرد خروج المجموعة وارتباطها بحساب مدين، ما دامت لا توجد أي فاتورة.
• يختار أسلوب عرض الكميات: إما حسب الغرفة، وهو الأصل، وإما حسب النزيل، حسب ما اتفق عليه في العقد. والمبلغ الإجمالي واحد في الحالتين.
• يسجل رقم الملف في شاشة عرض الفاتورة، فهو الذي يعرف المجموعة لدى الوكالة، ويظهر في الوثيقة الملخصة.
• تسلم الوثيقة الملخصة للمجموعة، وهي تتضمن التفصيل حسب الأصناف، والمجاميع خارج الرسوم ومع الضريبة على القيمة المضافة والمبلغ الإجمالي والمبلغ بالحروف، أو تسلم الفاتورة المحاسبية، حسب طلب المدين.
• تحرر الفاتورة مرة واحدة لكل مجموعة. ويختفي الزر بعد ذلك ليحل محله زر فتح الفاتورة.
• الغرفة الممنوحة بالمجان لا تظهر في الإيواء، لكنها تحتسب في رسم الإقامة ورسم الترويج السياحي. ففارق الكميات بين الأسطر أمر عادي.
• الفاتورة المحررة لا تصحح أبدا بفاتورة ثانية. بل تطبق مسطرة تصحيح الثمن والفاتورة المدينة.

11. الممنوعات

• إحداث مجموعة بدون حساب مدين مع أن الإقامة يتكفل بها طرف ثالث.
• تأكيد أو فوترة مجموعة بقيت بعض غرفها في حالة مشروع أو بدون شاغل مسمى.
• إعادة الضغط على زر الفاتورة المدينة للحصول على وثيقة ثانية.
• منح مجانية أو نصف ثمن أو تخفيض بدون موافقة مكتوبة من الإدارة.
• إخراج مجموعة قبل تحصيل الحصة المتروكة على عاتق النزيل المباشر.

12. التتبع والمراقبة

• عند التأكيد، رئيس الاستقبال: اكتمال لائحة توزيع الغرف، ووجود الأثمان في جميع الغرف، وتبرير المجانيات.
• يوميا، رئيس الاستقبال: المجموعات المقيمة، أي الزيادات المحولة، والغرف الملغاة، والفوارق عن العقد.
• عند المغادرة، رئيس الاستقبال: مطابقة التوزيع بين الحساب المدين والنزيل المباشر للعقد، وتحصيل حصة النزيل.
• يوميا، المراقب الليلي: المجموعات التي خرجت في اليوم، أي إنجاز التحويل وتحرير الفاتورة.
• أسبوعيا، محاسب الزبناء المدينين: فواتير المجموعات المحررة، أي رقم الملف، والكميات، والمرفقات.
• شهريا، المراقب المالي: المجموعات التي خرجت بدون فاتورة، والمجانيات وأنصاف الأثمان الممنوحة.

كل مجموعة خرجت بدون تحويل إلى الحساب المدين وبدون فاتورة تعتبر إخلالا بالمراقبة في الاستقبال.

المدير العام — لحسن محبوبي

شبكة الأثمان — بناؤها، وشبكة الوكالات، ومراقبة الأثمان المطبقة

دليل المساطر · المديرية العامة

1. الموضوع ونطاق التطبيق

تصف هذه المسطرة مسك شبكة أثمان المؤسسة: بناء الفترات والأثمان، وشبكة الوكالات حسب الدرجات، والتخفيضات الترويجية، والتطبيق التلقائي على الحجوزات، والمراقبة اليومية للفوارق، والنشر والحفظ.

الشبكة هي الثمن الرسمي للمؤسسة. ولا يطبق أي ثمن خارجها دون قرار مكتوب من الإدارة.

2. أين تمسك الشبكة

• في تطبيق الاستقبال، من الإعدادات، عبر مربعي شبكة الأثمان وشبكة أثمان الوكالات: للتسجيل والتحيين. وهذا محفوظ لملفي الإدارة ومسؤول القسم.
• في تطبيق الاستقبال، من تبويب مراقبة الأثمان: للمقارنة اليومية بين الثمن المطبق وثمن الشبكة، ولتسجيل الملاحظات والتصحيح.
• في تطبيق المحاسبة، من المراقب المالي، ثم الثمن، ثم شبكة الأثمان ومراقبة الأثمان: نفس الشبكة ونفس المراقبة، لكن للقراءة فقط، إذ لا يمكن هناك تصحيح كشف حساب.

3. بنية الشبكة

• تنظم الشبكة في فترات، لكل فترة اسم وتاريخ بداية وتاريخ نهاية. وكل ليلة تسعر بالفترة التي تغطيها.
• داخل الفترة، السطر الواحد يعني صنف غرفة مع نظام إطعام. وزر الزيادة الموجود على الصنف يضيف نظام إطعام آخر إلى الصنف نفسه.
• الأعمدة هي التقسيمات التجارية: البيع المباشر، ووكالات الأسفار الإلكترونية، والضيف المفضل. ولكل تقسيم ثمن لشخص واحد وثمن لشخصين فأكثر.
• ثمن الضيف المفضل محسوب تلقائيا: ثمن البيع المباشر ناقص عشرة في المائة. وهذا العمود لا يسجل فيه شيء.
• يوجد عمود للتخفيض الترويجي بالنسبة المئوية، لكل صنف، يطبق تخفيضا على الفترة، ويمكن حصره في تقسيمات تجارية معينة.
• مبالغ الشبكة كلها مبالغ إجمالية، أي مع احتساب جميع الرسوم.

4. إحداث فترة أو تحيينها

• فتح الإعدادات ثم شبكة الأثمان، واختيار السنة ثم الفترة، أو إحداث فترة جديدة باسم واضح وتاريخ بداية وتاريخ نهاية.
• تسجيل ثمن الشخص الواحد وثمن الشخصين، بالنسبة لكل صنف ولكل نظام إطعام يسوق، وفي التقسيمات التجارية المعنية.
• تعبئة التخفيض الترويجي عند الاقتضاء، مع تحديد التقسيمات التي يطبق عليها.
• التسجيل، ثم تحرير النسخة الإلكترونية للشبكة وإرفاقها بملف أثمان السنة.

تنبيه: ثمن الشخصين المتروك فارغا يعني انعدام ثمن لشخصين، فلا تسعر الشبكة الحجز. لذلك يجب تعبئته حتى لو كان مساويا لثمن الشخص الواحد.

• غياب صنف أو نظام إطعام من الفترة يؤدي إلى النتيجة نفسها. فالشبكة يجب أن تغطي كل ما يسوق.
• الفترة التي استهلكت، أي التي أقفلت لياليها، لا تعدل بعد ذلك. فالليالي الماضية تحتفظ بالثمن المطبق فيها.

5. شبكة الوكالات والدرجات

يحمل مربع شبكة أثمان الوكالات الأثمان المتفاوض عليها، على الفترات نفسها المعتمدة في الشبكة العادية. وهي منظمة في ثلاث عشرة درجة متتالية.

• لكل درجة مجال من رقم المعاملات، بحد أدنى وحد أقصى، يبرر مستوى التخفيض فيها.
• كل سطر يعني صنفا مع نظام إطعام، بثمن لشخص واحد وثمن لشخصين وثمن لثلاثة أشخاص، خاص بتلك الدرجة.
• يربط قسم الشركاء حسب الدرجة كل وكالة بدرجتها. ويعرض تحت كل شريك رقم المعاملات المفوتر في السنوات الأخيرة، ليتحقق من أن الدرجة لا تزال مبررة.
• الدرجة الممنوحة لوكالة تنتج عن العقد الموقع وعن حجمها الحقيقي، ولا تترك لتقدير الاستقبال.
• كل تغيير في الدرجة تقرره المديرية التجارية ويؤرخ.
• الوكالة التي لا عقد لها لا ترتبط بأي درجة، وتعامل بثمن الشبكة العادية.
• تحرر النسخة الإلكترونية لشبكة الوكالات عند كل مراجعة، وترفق بملف الشريك.

6. التطبيق على الحجوزات

• عند إحداث حجز، تسبق الشبكة ثمن النظام: يؤخذ ثمن الليلة من الفترة التي تغطي التاريخ، حسب صنف الغرفة ونظام الإطعام والتقسيم التجاري للحجز.
• تعرض لوحة الثمن الثمن المعتمد، وتذكر عند الاقتضاء التخفيض الترويجي المطبق. وتراقب هذه اللوحة قبل المصادقة على الحجز.
• حجوزات وكالات الأسفار الإلكترونية لا تخضع للشبكة، إذ يأتي ثمنها من نظام تدبير قنوات البيع، ولا يجوز فرضه انطلاقا من الشبكة.
• حين لا يطابق أي سطر، يسعر الحجز بالنظام. وهذه علامة على وجود ثغرة في الشبكة، تصحح في اليوم نفسه.

7. المراقبة اليومية للفوارق

يعرض تبويب مراقبة الأثمان، ليلة بليلة، الثمن المطبق وثمن الشبكة، بالنسبة للنزلاء المقيمين ولوصول اليوم ومغادراته، مع احتساب نظام الإطعام.

• تفعيل خيار الفوارق فقط، لمعالجة الأسطر غير المطابقة وحدها.
• قراءة عمود الملاحظة: فهو يبين إما أن الثمن مطابق، أو أنه أعلى من الشبكة، أو أنه أدنى منها، أو يبين سبب عدم تطبيق الشبكة، أي غياب الفترة، أو غياب الصنف أو التقسيم، أو عدم تسجيل الثمن.
• معالجة السبب: إن كان خطأ في التسجيل صحح الملف بزر التصحيح، وإن كان ثغرة في الشبكة أكملت الشبكة.

كل فارق مقصود، كاتفاق تجاري أو بادرة تجارية مرخص بها، يوثق بملاحظة تكتب يدويا. فالفارق غير المعلل هو فارق غير مرخص به.

تستثنى من المراقبة الغرف الممنوحة بالمجان والملفات التي غادرت، لأن الفاتورة المصفاة بعد المغادرة تدخل في اختصاص المحاسبة لا الاستقبال.

8. المسؤوليات

• الإدارة: تصادق على أثمان السنة، وعلى درجات الوكالات، وعلى كل استثناء.
• تدبير المداخيل والمصلحة التجارية: تقترح الفترات والأثمان، وتمسك الدرجات والشركاء، وتحرر النسخ الإلكترونية للنشر.
• رئيس الاستقبال: التسجيل المطابق للقرار، والمراقبة اليومية للفوارق، وتصحيح الملفات.
• المراقب المالي: مراقبة مستقلة للفوارق والاستثناءات انطلاقا من تطبيق المحاسبة، ورفع الاختلالات المتكررة.

9. الممنوعات

• إحداث فترة تتداخل مع فترة أخرى.
• تعديل ثمن في الشبكة دون قرار مكتوب من الإدارة.
• تطبيق ثمن خارج الشبكة بالاكتفاء بتصحيح ملف النزيل.
• ربط وكالة بدرجة دون عقد مطابق.
• فرض ثمن الشبكة على حجز وارد من وكالة أسفار إلكترونية.
• ترك فارق أشير إليه في المراقبة دون تفسير ولا تصحيح.

10. التتبع والمراقبة

• يوميا، رئيس الاستقبال: تبويب مراقبة الأثمان، أي معالجة فوارق اليوم وتوثيقها.
• يوميا، المراقب الليلي: الليالي بدون ثمن من الشبكة، أي الثغرات التي تبلغ إلى تدبير المداخيل.
• أسبوعيا، المراقب المالي: الفوارق المتكررة، والاستثناءات، والأثمان المطبقة خارج الشبكة.
• شهريا، تدبير المداخيل: تغطية الشبكة للأشهر الثلاثة المقبلة، أي الفترات والأصناف وأنظمة الإطعام والتقسيمات، وتعبئة ثمن الشخصين.
• عند كل مراجعة، المديرية التجارية: درجات الوكالات، أي رقم المعاملات الحقيقي مقارنة بمجال الدرجة.
• سنويا، الإدارة: المصادقة على شبكة السنة وحفظ النسخ الإلكترونية.

كل حجز بيع خارج الشبكة بدون ترخيص يعتبر إخلالا بالمراقبة في الاستقبال.

المدير العام — لحسن محبوبي

دفتر حسابات النزلاء — المراقبة اليومية لحسابات النزلاء المقيمين

دليل المساطر · المديرية العامة

1. الموضوع ونطاق التطبيق

تصف هذه المسطرة قراءة دفتر حسابات النزلاء ومراقبته. وهو يبين، في اللحظة التي يطلع فيها عليه، جميع النزلاء الموجودين بالمؤسسة، وما عليهم، وما سبق أن أدوه.

وتطبق على الاستقبال، وعلى المراقبة الليلية، وعلى القسم المالي، وعلى إدارة المؤسسة.

دفتر حسابات النزلاء ليس تقريرا محاسبيا، بل هو صورة لكشوف الحساب المفتوحة. ولا يصحح أبدا من الدفتر نفسه: فكل تصحيح يتم في كشف حساب النزيل، حسب المسطرة الخاصة به.

2. المبادئ

• يضم الدفتر جميع الحجوزات القائمة بالمؤسسة، أي التي سجل وصولها ولم تغادر بعد. أما الحجز المؤكد الذي لم يصل صاحبه فلا يظهر فيه.
• المدين هو مجموع الخدمات المحملة على كشف الحساب منذ الوصول: الإيواء، ونظام الإطعام، والخدمات الإضافية، ومبيعات نقط البيع المحولة إلى الغرفة.
• الدائن هو مجموع المبالغ التي قبضت في هذه الإقامة، بما فيها التسبيقات.
• الرصيد هو ما على النزيل في لحظة الاطلاع. والرصيد السالب يعني أن النزيل أدى أكثر مما استهلك.
• والمبالغ هي مبالغ كشف الحساب في لحظة تحميل الشاشة. لذلك يستعمل زر التحيين قبل أي قرار.

3. الولوج

• تطبيق الاستقبال، تبويب دفتر حسابات النزلاء: وهو مفتوح لجميع مستخدمي الاستقبال.
• تطبيق الاستقبال، تبويب المراقبة الليلية، ثم التبويب الفرعي لدفتر حسابات النزلاء: نفس الجدول، وهو محفوظ للمراقبة الليلية وللإدارة.
• البحث يشمل رقم الغرفة، واسم النزيل، ومرجع الحجز، ونظام الإطعام. والمجموع المعروض يتبع دائما المرشح المطبق.

4. قراءة الجدول

• الغرفة: رقم الغرفة. والجدول مرتب حسب الغرف.
• النزيل والمرجع: اسم صاحب كشف الحساب ومرجع الحجز.
• الوصول والمغادرة: تاريخا الإقامة الجارية.
• الليالي: عدد الليالي بين الوصول والمغادرة المتوقعة.
• عدد النزلاء: الشاغلون، كبارا وصغارا.
• نظام الإطعام: النظام المبيع. والنظام الفارغ يزيف مدين اليوم ويجب تصحيحه.
• المدين: الخدمات المحملة على كشف الحساب.
• الدائن: المبالغ المقبوضة، وتعرض بالأخضر.
• الرصيد: المدين ناقص الدائن. ويعرض بالأحمر كلما كان موجبا، أي كلما كان على النزيل شيء.

أما سطر المجموع، في أسفل الجدول، فيعطي عدد النزلاء، ومجموع الليالي وعدد النزلاء، وقبل كل شيء الرصيد المستحق الإجمالي للمؤسسة. وهذا هو الرقم الذي يحفظ ويتابع من يوم إلى آخر.

5. المراقبات اليومية

يطلع على دفتر حسابات النزلاء عند كل بداية عمل، وقبل إقفال اليوم. وتراقب النقط التالية بهذا الترتيب.

• الرصيد المستحق الإجمالي: يقارن برصيد أمس. وكل ارتفاع لا تفسره الوصولات ولا الاستهلاك يستوجب التحقق غرفة غرفة.
• الأرصدة المرتفعة: كل غرفة يتجاوز رصيدها الحد الذي تضبطه إدارة المؤسسة تكون موضوع طلب تسبيق أو ضمانة إضافية، في اليوم نفسه.
• الإقامات الطويلة بلا أداء: النزيل الذي يبقى دائنه صفرا مع تقدم إقامته يذكره رئيس الاستقبال.
• الأرصدة الدائنة: يتحقق من أنها تقابل تسبيقا حقيقيا، لا خطأ في تحميل أداء على كشف حساب آخر.
• مغادرات اليوم: لا يجوز أن تبقى أي مغادرة برصيد غير مؤدى. فالرصيد يقبض، أو يحول إلى الحساب المدين حسب مسطرة تحويل الرصيد إلى الحساب المدين.
• نظام الإطعام وعدد النزلاء: النظام الناقص أو العدد الخاطئ يزيف مدين الغد. والتصحيح يتم في الحجز، لا في الدفتر.

لا يغادر أي نزيل المؤسسة برصيد غير مؤدى، دون تكفل مكتوب أو تحويل مرخص به إلى الحساب المدين. وهذه هي القاعدة التي تحمي التحصيل.

6. الإصدار والتوزيع

• زر الوثيقة يصدر الدفتر كما هو معروض، بما في ذلك المرشح، في وضع عرضي.
• وتحمل الوثيقة اسم المؤسسة، والتاريخ والساعة، والمستخدم الذي أصدرها، وعدد النزلاء، والمجاميع. وهي بذلك حجة على حالة الحسابات في تلك اللحظة.
• المراقبة الليلية تصدر نسخة قبل كل إقفال وتضمها إلى ملف الليلة.
• الوثيقة تتضمن معطيات النزلاء: فلا تخرج من المؤسسة، ولا ترسل عبر بريد شخصي.

7. ما لا يبينه الدفتر

• النزلاء الذين غادروا فعلا: فبمجرد تسجيل المغادرة يخرج السطر من الدفتر. وتتبع الرصيد بعد المغادرة يرجع إلى الحساب المدين.
• الحسابات المدينة للشركات والوكالات والمنظمين، ولها مسطرتها الخاصة.
• الحجوزات الملغاة، والتي لم يحضر أصحابها، والتي لم تصل بعد.
• تحمل الشاشة على الأكثر خمسمائة حجز قائم، مرتبة حسب الغرف. وفيما زاد على ذلك يستعمل البحث.

8. المسؤوليات

• مستخدم الاستقبال: يطلع على الدفتر عند كل بداية عمل، ويبلغ فورا عن كل رصيد غير عادي أو سطر غير منسجم.
• رئيس الاستقبال: يراقب الأرصدة يوميا، ويطلب التسبيقات، ويتأكد من أن لا مغادرة تتم بلا أداء ولا تكفل.
• المراقب الليلي: يصدر الدفتر قبل الإقفال، ويضمه إلى ملف الليلة، ويبلغ عن الفوارق التي يعاينها أثناء المراقبة.
• المراقب المالي: يقارب الرصيد المستحق الإجمالي مع محاسبة الزبناء، ويحقق في كل فارق مستمر.
• مدير الفندق: ينقل الرصيد المستحق الإجمالي إلى تقرير النشاط اليومي، ويحدد حد التنبيه الخاص بالمؤسسة.

9. الممنوعات

• تعديل رصيد بخصم بدون وثيقة مثبتة ولا مصادقة. فكل خصم يتبع مسطرة التسويات ويبقى مدونا.
• قبض مبلغ دون تحميله على كشف حساب النزيل المعني، لأن الدفتر يصير عندئذ خاطئا بالنسبة للجميع.
• ترك غرفة قائمة بدون صاحب كشف حساب محدد.
• توزيع الوثيقة خارج المؤسسة.

10. التتبع والمراقبة

• في كل خدمة: الاستقبال يقرأ الدفتر، ويتفقد الأرصدة المرتفعة ومغادرات اليوم.
• كل يوم: المراقبة الليلية تصدر الدفتر قبل الإقفال وتبلغ عن الفوارق.
• كل يوم: مدير الفندق ينقل الرصيد المستحق الإجمالي إلى تقرير النشاط.
• كل أسبوع: المراقب المالي يقارب مع محاسبة الزبناء ويتفقد الأرصدة القديمة.
• كل شهر: الإدارة تتابع تطور الرصيد القائم وحالات التسبيق غير المحصل.

الرصيد الذي يترك بلا معالجة إلى حين مغادرة النزيل يعامل معاملة إخلال بواجب المراقبة من طرف المصلحة المعنية.

المديرية العامة